Wichtige Neuerungen auf dem Vergabemarktplatz RLP

Unternehmen steht nun zusätzlich eine moderne, webbasierte Lösung zur Abgabe elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge zur Verfügung. Sie ermöglicht die vollständige Erstellung und Einreichung direkt im Browser – ohne lokale Installation – und stellt eine optimale Alternative zum Desktop-Bietertool dar. Gleichzeitig wurden Funktionen erweitert sowie Barrierefreiheit und Nutzerfreundlichkeit verbessert.

Nach Öffnen der webbasierten Abgabe im Unternehmensprojektraum gelangt man zu einem Angebotsdashboard für das jeweilige Vergabeverfahren. Hier haben Nutzer folgende Möglichkeiten:

• Anzeige der Metadaten des Verfahrens
• Anzeige einer Änderungshistorie (relevante Änderungen im Verfahren, die die Abgabe betreffen)
• Verwaltung der Angebote/Teilnahmeanträge für dieses Verfahren
• Historisierte Anzeige aller Angebote/Teilnahmeanträge zu einem Vergabeverfahren

→ Um Unternehmen eine Übergangszeit zu ermöglichen, stehen die webbasierte und die desktopbasierte Abgabe zunächst parallel bereit. Nach mehreren Monaten wird das Desktop-Bietertool außer Betrieb genommen.

Zunächst kann die webbasierte Variante genutzt werden, wenn die Textform als Einreichungsweg zulässig ist. Für Angebote oder Teilnahmeanträge, die eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erfordern, bleibt vorerst das Desktop-Bietertool notwendig.

Bislang war die Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen nur mit einer lokal installierten Version des Desktop-Bietertools möglich. Mit der Version 11 des Vergabemarktplatzes wird eine Alternative um die Möglichkeit zur webbasierten Abgabe direkt im Browser ergänzt.

Im ersten Schritt kann die webbasierte Variante genutzt werden, wenn die Textform als Einreichungsmöglichkeit erlaubt ist. Sollen elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge mit einer elektronischen Signatur signiert werden (fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur), steht dafür weiterhin das Desktop-Bietertool zur Verfügung. 

→ Nach einer Übergangsphase wird das Desktop-Bietertool abgeschaltet, sodass die Angebotsabgabe künftig vollständig webbasiert erfolgt. Perspektivisch werden alle Formen der Angebotsabgabe rein webbasiert erfolgen. Aktuell können beide Varianten genutzt werden. 

Die Übersicht über abgegebene Angebote und Teilnahmeanträge befindet sich nun im Menüpunkt „Abgegeben“. Dort ist auch ersichtlich, über welchen Abgabeweg die Einreichung erfolgt ist. Der Rückzug webbasiert eingereichter Angebote oder Teilnahmeanträge erfolgt ausschließlich innerhalb der neuen Anwendung. Über die jeweilige Aktion lässt sich die webbasierte Abgabe öffnen und der Rückzug durchführen. 

Die neue webbasierte Abgabe unterscheidet nicht mehr zwischen „Auszufüllenden Dokumenten“ und „Eigenen Dokumenten“. Alle Dateien werden in einem zentralen Angebotsordner hochgeladen, sodass nur die Unterlagen eingereicht werden, die der Bieter tatsächlich für die Angebotsabgabe auswählt. Dadurch sinkt das Risiko, versehentlich nicht ausgefüllte Dokumente abzugeben.

→ Zuvor sind die Vergabeunterlagen wie gewohnt im Projektraum zu sichten, herunterzuladen und lokal zu bearbeiten.

Im Rahmen der neuen webbasierten Abgabe sind weiterhin alle Angaben zu erfassen, die bereits aus dem Desktop-Bietertool bekannt sind. Die Struktur und Benennung der Menüpunkte orientieren sich bewusst am bisherigen Aufbau, sodass sich Nutzer schnell zurechtfinden. Pflichtfelder sind eindeutig gekennzeichnet und müssen aktiv ausgefüllt und gespeichert werden. Infofelder unterstützen zusätzlich mit Hinweisen und Erläuterungen zur korrekten Eingabe.

Die Plattform führt Schritt für Schritt durch den gesamten Abgabeprozess und zeigt über entsprechende Symbole an, in welchen Menüpunkten noch Eingaben erforderlich sind.

Nach Eingabe aller erforderlichen Daten und dem Hochladen der Angebotsunterlagen wird eine übersichtliche Zusammenfassung angezeigt. 

Nachdem das Angebot vollständig zusammengestellt wurde, kann der Bieter den Abgabevorgang auslösen. Anders als beim Desktop-Bietertool ist für die webbasierte Abgabe keine erneute Eingabe der Zugangsdaten erforderlich. Nach Bestätigung der Vollständigkeit kann das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag benutzerfreundlich und eindeutig nachvollziehbar übermittelt werden.

Für jeden Abgabeversuch wird ein Abgabeprotokoll erstellt, das sämtliche relevanten Daten enthält. Dokumentiert werden sowohl erfolgreiche als auch fehlerhafte Abgabeversuche, sodass der gesamte Prozess transparent nachvollzogen werden kann. 

Wie im Desktop-Bietertool steht zudem eine Abgabezusammenfassung als PDF-Datei auch für die webbasierte Abgabe bereit. Diese wird nach der Angebotsübermittlung automatisch im Download-Ordner gespeichert.

→ Anders als beim Desktop-Bietertool können Rückzüge von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen direkt in der webbasierten Abgabe vorgenommen werden, sofern der Verfahrenstyp bzw. der Verfahrensstatus dies zulässt. 

Für jeden Rückzug wird ein Abgabeprotokoll erstellt, das alle relevanten Daten enthält. Sowohl erfolgreiche als auch fehlerhafte Rückzugsversuche werden dokumentiert und sind damit vollständig nachvollziehbar. 

Wie im Desktop-Bietertool steht auch hier eine Abgabezusammenfassung als PDF-Datei zur Verfügung.